Thứ hai, Ngày: 13/07/2020

PHÒNG HÀNH CHÍNH -TỔNG HỢP

1. Chức năng:

Phòng Hành chính – Tổng hợp có chức năng tham mưu giúp Giám đốc thực hiện các công tác: Hành chính; Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế và chế độ chính sách; Kế hoạch – tài chính; Tổng hợp tình hình hoạt động, kế hoạch công tác; Quản lý cơ sở vật chất, đảm bảo điều kiện và phương tiện làm việc của đơn vị.

2. Nhiệm vụ và quyền hạn:

a. Công tác Hành chính:

- Thực hiện công tác tổng hợp, xử lý thông tin, điều phối và tổng hợp tình hình họat động của Thư viện theo chương trình, kế hoạch công tác, quản trị, quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị và phương tiện làm việc của Thư viện; đôn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo của các phòng chuyên môn nghiệp vụ; tổng hợp báo cáo tháng, sơ kết, tổng kết, định kỳ và đột xuất. Trình Giám đốc ban hành, phát hành thông báo giao ban định kỳ của cơ quan, tổ chức và đôn đốc viên chức, Hợp đồng 68/2000/NĐ-CP và người lao động nghiêm chỉnh chấp hành nội quy, quy chế của Thư viện;

- Quản lý công tác văn thư, lưu trữ và con dấu, thực hiện quy trình văn bản đến và đi theo các quy định hiện hành của Nhà nước; Quản lý đất, hồ sơ quyền sử đất của đơn vị, quản lý hồ sơ thiết kế kỹ thuật và theo dõi công trình kiến trúc, công trình phục vụ công cộng của đơn vị, đề xuất sửa chữa, bảo dưỡng công trình khi bị xuống cấp, hư hỏng;

- Lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa trang thiết bị, cơ sở hạ tầng. Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm kê tài sản, trang thiết bị định kỳ hàng năm theo quy định; đảm bảo hệ thống điện thoại, điện, nước, phương tiện làm việc phục vụ hoạt động của đơn vị. Mua sắm, nhập, xuất vật tư, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác chuyên môn, nghiệp vụ và các hoạt động khác của đơn vị theo quy định hiện hành của Nhà nước; Quản lý kho hành chính của đơn vị;

- Chuẩn bị cơ sở vật chất, hoạt động lễ tân, phục vụ các cuộc họp, hội nghi, hội thảo, sự kiện liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ của Thư viện;

- Quản lý và điều phối phương tiện ô tô phục vụ công tác;

- Thực hiện công tác vệ sinh môi trường, phòng chống dịch bệnh, chăm sóc sức khỏe cho viên chức, người lao động trong cơ quan;

* Công tác an ninh, bảo vệ

- Xây dựng phương án bảo vệ đảm bảo trật tự an ninh, an toàn trong phạm vi Thư viện;

- Xây dựng nội quy, quy chế bảo vệ an ninh trật tự và an toàn phòng chống cháy, nổ. Tổ chức lực lượng tuần tra, canh gác;

- Thực hiện các kế hoạch, phương án, biện pháp bảo vệ ANTT và phòng chống cháy nổ trong tòa nhà Thư viện;

- Trông giữ xe và hướng dẫn bạn đọc, khách đến liên hệ công tác;

- Kiểm tra, kiểm soát người và phương tiện, tài sản ra vào tòa nhà theo đúng nội quy, quy định của tòa nhà Thư viện. Tài sản mang ra khỏi tòa nhà phải có giấy cho phép của đơn vị quản lý tài sản hoặc phòng Hành chính;

- Quản lý và sử dụng thành thạo phương tiện, dụng cụ phục vụ cho công tác đảm bảo an toàn, an ninh, chữa cháy;

- Đôn đốc kiểm tra việc chấp hành các nội quy, quy chế của cơ quan, phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý các hành vi vi phạm, đảm bảo công tác bảo vệ nội bộ;

- Phối hợp với chính quyền địa phương, cơ quan công an các cấp, các tổ chức quần chúng xây dựng phong trào bảo vệ an ninh và trật tự an toàn xã hội, công tác phòng cháy, chữa cháy của cơ quan;

b. Công tác tổ chức cán bộ:

- Thực hiện các thủ tục hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển, nghỉ hưu, cho thôi việc đối với viên chức, người lao động theo quy định của pháp luật và các văn bản có liên quan;

- Quản lý hồ sơ nội vụ và hồ sơ cán bộ; thực hiện quy trình quản lý nhân sự, bổ sung hồ sơ lý lịch hàng năm theo quy định;

- Giải quyết chính sách lao động tiền lương và những chế độ chính sách khác theo quy định của pháp luật;

- Xây dựng các đề án nhân sự đáp ứng yêu cầu hoạt động của Thư viện; Tổ chức, xây dựng và thực hiện công tác quy hoạch, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, xây dựng các phương án về xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý; phối hợp với các phòng chuyên môn, nghiệp vụ xây dựng và thực hiện kế hoạch, chương trình đào tạo ngắn hạn, dài hạn ở trong và ngoài nước; thực hiện các thủ tục chế độ chính sách khi cử người đi học, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức;

- Chủ trì, phối hợp nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế cảu cơ quan;

- Thường trực Hội đồng hi đua, Khen thưởng, Hội đồng kỷ luật, Hội đồng lương của đơn vị; thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật theo sự phân công của Giám đốc.

c. Công tác kế hoạch – tài chính:

- Chủ trì, phối hợp với các phòng chuyên môn, nghiệp vụ xây dựng và trình Giám đốc phê duyệt chiến lược, chương trình mục tiêu, kế hoạch hoạt động ngắn hạn và dài hạn;

- Tổng hợp xây dựng dự toán năm của đơn vị, lập dự toán các khoản ngoài định mức trình lãnh đạo đơn vị và các cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật. Phối hợp thực hiện các công tác có liên quan trong quá trình thanh quyết toán, giải trình với cơ quan thanh tra, kiểm toán;

- Tổ chức xây dựng mức thu phí, lệ phí để trình các cấp thẩm quyền xem xét, phê duyệt;

- Phối hợp với các phòng chuyên môn thực hiện nghiệp vụ thu, chi ngân sách các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ và các hoạt động khác của cơ quan theo quy định hiện hành của Nhà nước;

- Thực hiện việc chi trả lương tháng, các chế độ, chính sách cho viên chức, người lao động theo quy định hiện hành của Nhà nước;

- Tổ chức ghi chép hạch toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh; thực hiện và báo cáo kết quả kiểm kê tài sản và đề xuất các biện pháp giải quyết;

- Quản lý quỹ tiền mặt của đơn vị; quản lý hồ sơ, chứng từ thanh quyết toán theo quy định hiện hành của Nhà nước;

- Lập và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán và quyết toán theo quy định hiện hành của Nhà nước;

- Kiểm soát chứng từ tạm ứng và thanh toán tạm ứng trình Giám đốc. Phê duyệt và tổ chức đôn đốc thu hồi các khoản tạm ứng đến thời hạn thanh toán;

- Cung cấp số liệu kế toán để phục vụ công tác lập kế hoạch, chiến lược và xây dựng các mức thu trên cơ sở các quy định hiện hành của Nhà nước về bảo mật thông tin;

d. Công tác khai thác dịch vụ:

- Khai thác có hiệu quả cơ sở vật chất đã được nhà nước đầu tư;

- Hoạt động khai thác dịch vụ của Thư viện phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của thư viện và quy định của pháp luật có liên quan nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, tham quan, hưởng thụ văn hóa của công chúng hoặc của các tổ chức, cá nhân;

đ. Quản lý viên chức và tài sản được giao;

e. Thực hiện các nhiệm vụ do Giám đốc Thư viện Hà Nội giao.