Bước đầu xây dựng hệ thống thông tin du lịch Việt Nam trong giai đoạn hiện nay từ cách tiếp cận lí thuyết hệ thống

1. Đặt vấn đề

Trong thời kỳ toàn cầu hóa, thông tin là tài sản, là sức mạnh của mỗi quốc gia, mỗi dân tộc, là yếu tố quyết định sự tiến bộ xã hội và là nhu cầu không thể thiếu của mọi người, mọi ngành và ngành du lịch cũng không nằm ngoài điều này. Có thể nói, thông tin có vai trò quan trọng trong sự phát triển của ngành du lịch, bởi thông tin là cơ sở để các nhà quản lý hoạch định chính sách phát triển du lịch, là chiếc cầu nối giữa điểm du lịch với du khách, là công cụ tuyên truyền, quảng bá và xúc tiến hữu hiệu làm hài hòa lợi ích giữa doanh nghiệp và khách du lịch. Nói như vậy không có nghĩa là mọi thông tin đều có giá trị. Để thông tin có giá trị, việc thu thập, xử lý, tổ chức thông tin một cách khoa học, thống nhất và đồng bộ trong các đơn vị, cơ quan thông tin du lịch thành một hệ thống với các sản phẩm và dịch vụ thông tin đa dạng hỗ trợ cho hoạt động tổ chức, quản lý, kinh doanh du lịch là một nhu cầu tất yếu, là cần thiết và cấp bách.

Vậy hiện nay tại Việt Nam, hệ thống thông tin du lịch được tổ chức ra sao và theo mô hình như thế nào? Về mặt lý luận có nhiều cách tiếp cận trong việc định hướng xây dựng hệ thống thông tin. Trong bài viết này, tác giả muốn trình bày một cách tiếp cận lý thuyết hệ thống làm cơ sở lý luận và từ đó có cái nhìn tổng thể khi phân tích thiết kế hệ thống thông tin du lịch như một chỉnh thể trong mối quan hệ đa chiều với các yếu tố bên trong và bên ngoài hệ thống nhằm đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin du lịch, đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội và thời đại.

2. Lý thuyết hệ thống và việc vận dụng xây dựng hệ thống thông tin du lịch Việt Nam

2.1 Khái niệm hệ thống và lý thuyết hệ thống

Khái niệm về hệ thống đã được các nhà khoa học quan tâm xem xét từ lâu. Tuy nhiên, ở mỗi góc độ nghiên cứu khác nhau, các nhà khoa học đưa ra các định nghĩa khác nhau về hệ thống: Theo Từ điển Triết học “Hệ thống là một tập hợp nằm trong các mối quan hệ và liên hệ với nhau tạo thành một chỉnh thể thống nhất”; Theo Từ điển tiếng Việt “Hệ thống là thể thống nhất được tạo lập bởi các yếu tố cùng loại, cùng chức năng, có liên quan chặt chẽ với nhau”. Theo L.V. Bertalanffy “Hệ thống là một tổng thể, duy trì sự tồn tại bằng sự tương tác giữa các tổ phần tạo nên nó”.

Tác phẩm Lý thuyết hệ thống tổng quát (General systems theory) của L.V. Bertalanffy (1901-1972) người Áo, được nhân loại đánh giá là công trình có tính chất nền tảng cho sự hình thành và phát triển của lý thuyết hệ thống. Ông tiếp cận vấn đề hệ thống từ góc độ sinh vật bởi theo ông: “Mọi tổ chức hữu cơ đều là những hệ thống được tạo nên từ các tiểu hệ thống và ngược lại cũng là một phần của hệ thống lớn hơn”.

Trong học thuyết của mình, V. Bertalanffy đã khẳng định “Chỉnh thể bao giờ cũng lớn hơn phép cộng cơ học của các yếu tố cấu thành”. Vì vậy, hệ thống không có tính cộng gộp mà có tính cấu thành. Tính cấu thành này dẫn đến việc sản sinh nhiều thuộc tính mới chỉ có ở hệ thống do tác động qua lại giữa các phần tử như: tính trồi, tính nhất thể và quản lý... Ông phân hệ thống thành 2 loại: hệ thống tĩnh và hệ thống động. Hệ thống tĩnh là hệ thống không có sự thay đổi theo thời gian. Hệ thống động là hệ thống mà trạng thái của nó thay đổi theo thời gian.

Sự xuất hiện của "Lý thuyết hệ thống tổng quát” - một lý thuyết thuộc dạng những quan điểm khoa học chung mang tính hình thức và phổ quát, đã thúc đẩy mong muốn của cộng đồng khoa học muốn tiến tới phổ quát hóa các công cụ nhận thức khoa học và tiến tới việc nhận được đặc trưng mang tính luận điểm của toàn bộ các phổ quát. Một trong những nhiệm vụ chính của cách tiếp cận này là làm rõ và phân tích các quy luật, các quan hệ qua lại chung đối với các lĩnh vực khác nhau của hiện thực và làm biến đổi hệ thống [2]. Sau này dựa trên lý thuyết chung về hệ thống, trong mỗi một lĩnh vực cụ thể, các nhà khoa học lại đưa ra các học thuyết về lý thuyết hệ thống phù hợp nhằm nghiên cứu và giải quyết vấn đề theo quan điểm tổng thể như: K.Boulding (khoa học quản lý); Stefford Beer, Norbert Wiener, Ross Ashby (điều kiển học); Asby, Claude Shanon (lý thuyết thông tin); Pincus và Minahan (công tác xã hội)… Các nhà khoa học đã góp phần phát triển và hoàn thiện thuyết Hệ thống trong tất cả các lĩnh vực tự nhiên, xã hội và tư duy.

Tóm lại, từ những cách hiểu khác nhau về lý thuyết hệ thống, có thể hiểu lý thuyết là tập hợp các bộ môn khoa học để nghiên cứu, giải quyết các vấn đề trên quan điểm toàn thể. Đối tượng nghiên cứu của nó là các quy luật về sự ra đời, hoạt động và biến đổi của các hệ thống.

Để vận dụng lý thuyết hệ thống nhằm định hướng xây dựng hệ thống thông tin du lịch Việt Nam trong giai đoạn hiện nay, trước hết cần phải xác định cách nhìn, quan điểm, phương pháp, thành phần và các bước thực hiện như sau:

* Thứ nhất, cách nhìn

Coi hệ thống thông tin du lịch cũng giống như một cơ thể sống gồm các giai đoạn: phát sinh, phát triển và tàn lụi. Khi thiết kế xây dựng hệ thống, phải nhìn hệ thống ở các góc độ khác nhau trên trục không gian và thời gian như sau:

Description: alt

* Thứ hai, quan điểm

Hệ thống thông tin được thiết kế phù hợp với hệ thống tổ chức của ngành du lịch, phải theo một chuẩn nghiệp vụ thông tin thống nhất trong toàn ngành đảm bảo tính mở và động, tính bao quát, tính phân cấp và chia sẻ nguồn tin, đảm bảo việc cung cấp thông tin phục vụ các hoạt động du lịch và nhu cầu tin của người dùng tin du lịch.

* Thứ ba, phương pháp

Hệ thống thông tin du lịch được xây dựng dựa trên nhiều phương pháp khác nhau, song chủ yếu sử dụng 2 phương pháp chính:

- Phương pháp hệ thống: là phương pháp phân tích hệ thống thành các phần tử, các phân hệ có mối liên hệ ràng buộc với nhau, từ đó tìm ra quy luật vận động trong từng phân hệ để khái quát thành những quy luật cho cả hệ thống. Việc nghiên cứu từng phần tử, từng phân hệ không được tách rời một cách tuyệt đối ra khỏi hệ thống. Trong quá trình nghiên cứu cần quan tâm đến tác động từ các phần tử, phân hệ vào hệ thống và ngược lại, tất cả được đặt trong một chỉnh thể thống nhất với các mối quan hệ đa chiều cùng các yếu tố bên trong và bên ngoài hệ thống.

- Phương pháp mô hình hóa: là phương pháp nhằm đơn giản hóa hệ thống thông tin du lịch thực bằng các mô hình. Mô hình hóa cho phép người nghiên cứu nắm được các yếu tố, các quan hệ cơ bản một cách phổ quát, đơn giản nhanh chóng và hiệu quả, thể hiện cách thức thực hiện công việc trong hệ thống như tích hợp thông tin, tổ chức quản lý và hoạt động của hệ thống… đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất cả về phần kỹ thuật, công nghệ, nội dung hoạt động cũng như công tác quản lý và điều hành trong toàn hệ thống.

* Thứ tư, thành phần

Hệ thống thông tin du lịch được tạo bởi 4 thành tố chính có mối quan hệ hữu cơ với nhau và không thể tách rời: dữ liệu (thông tin), quá trình xử lý, con người, cơ sở vật chất và thiết bị kỹ thuật.

Dữ liệu (thông tin): bao gồm những dữ liệu vào, ra của hệ thống, là thành phần cơ bản thể hiện cách nhìn tĩnh của hệ thống thông tin, là thành phần cốt lõi (linh hồn) của hệ thống.

Quá trình xử lý: thể hiện “mặt động” của hệ thống thông tin. Dữ liệu đến từ nhiều nguồn khác nhau, sau khi được xử lý tạo thành các thông tin phục vụ người dùng tin du lịch.

Con người: gồm người xử lý, tổ chức quản lý thông tin (cán bộ thông tin) và người sử dụng thông tin (người dùng tin) và đóng vai trò là yếu tố quyết định để hệ thống thông tin du lịch hoạt động.

Cơ sở vật chất, thiết bị và kỹ thuật: bao gồm trụ sở làm việc, kho lưu trữ, các phương tiện kỹ thuật truyền thống và hiện đại cho phép tiến hành quá trình xử lý dữ liệu, là yếu tố đảm bảo cách thức hoạt động của hệ thống.

* Thứ năm, các bước xây dựng hệ thống thông tin du lịch Việt Nam

Việc xây dựng hệ thống thông tin du lịch được phân thành các bước như sau:

Bước 1: Xác định người dùng tin và nhu cầu tin trong hoạt động du lịch

Do tính chất hoạt động của ngành du lịch, có thể phân chia người dùng tin du lịch thành 4 nhóm chính: khách du lịch; người công tác trong ngành du lịch; người liên quan đến công tác quản lý du lịch; người dân địa phương… từ đó nghiên cứu đặc điểm, nhu cầu tin của từng nhóm người dùng tin, làm cơ sở lựa chọn những thông tin cần thiết đưa vào hệ thống, điều chỉnh các sản phẩm và dịch vụ thông tin phù hợp với từng đối tượng người dùng tin du lịch.

Bước 2: Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của hệ thống thông tin du lịch

Sau khi xác định được mục tiêu là xây dựng hệ thống thông tin du lịch thống nhất từ trung ương đến địa phương, tập hợp được nguồn lực thông tin trong toàn ngành, cung cấp thông tin về du lịch một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin, nâng cao hiệu quả quản lý và hoạt động kinh doanh của ngành; xác định được chức năng, nhiệm vụ của hệ thống thông tin du lịch là thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin thì mới xác định được các phân hệ và cấu trúc của hệ thống.

Bước 3: Xác định các phân hệ của hệ thống thông tin du lịch

Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ hệ thống thông tin du lịch sẽ được tạo bởi 4 phân hệ thực hiện 4 chức năng chính:

Phân hệ thu thập thông tin: đảm bảo đầu vào của hệ thống phù hợp với nhu cầu tin của người dùng tin du lịch.

Phân hệ xử lý thông tin: đảm bảo độ tin cậy của thông tin. Thông tin được xử lý cả về hình thức và nội dung sau đó sắp xếp tập hợp hoặc phân chia thành nhóm theo yêu cầu và được lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau, tạo ra các sản phẩm thông tin khác nhau.

Phân hệ lưu trữ thông tin: đảm bảo việc sắp xếp, tổ chức, bảo quản, lưu trữ thông tin trong hệ thống theo phương thức lưu trữ truyền thống hay lưu trữ hiện đại.

Phân hệ cung cấp thông tin: đảm bảo việc truyền đạt thông tin tới các tổ chức, người dùng tin có nhu cầu sử dụng thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời.

Các phân hệ này đảm bảo duy trì sự sống của hệ thống thông tin du lịch. Nếu hoạt động của một phân hệ bị trục trặc hay rối loạn thì đó là dấu hiệu trục trặc và có nguy cơ đình trệ sự vận hành của toàn hệ thống.

Bước 4: Xác định cấu trúc của hệ thống thông tin du lịch

Phần tử của hệ thống thông tin du lịch là các cơ quan trong ngành có tham gia hoạt động thông tin (trung tâm thông tin, thư viện, cơ quan quản lý, doanh nghiệp, cơ sở đào tạo du lịch...). Mỗi một phần tử (cơ quan thông tin du lịch) đều đảm bảo đủ các phân hệ: thu thập thông tin, xử lý thông tin, lưu trữ thông tin và cung cấp thông tin. Cấu trúc hệ thống thông tin du lịch Việt Nam được tổ chức trong một chỉnh thể thống nhất phù hợp với bộ máy tổ chức quản lý của ngành du lịch như sau:

- Cơ quan thông tin du lịch cấp trung ương: là trung tâm tích hợp dữ liệu (do trung tâm thông tin thuộc Tổng cục Du lịch tại Hà Nội đảm nhận). Trung tâm này có chức năng tổ chức, chỉ đạo, điều hành hệ thống thông tin du lịch trong toàn ngành; biên tập, phát hành các sản phẩm thông tin, cơ sở dữ liệu cấp quốc gia; phối hợp các đơn vị cấp dưới trong việc thu thập, xử lý dữ liệu xây dựng CSDL quốc gia.

- Cơ quan thông tin du lịch cấp khu vực: là trung tâm thông tin du lịch thuộc Tổng cục Du lịch: đại diện ở miền Bắc có trụ sở đóng tại thành phố Hà Nội, đại diện ở miền Trung có trụ sở đóng tại thành phố Đà Nẵng, đại diện ở miền Nam có trụ sở đóng tại thành phố Hồ Chí Minh. Các trung tâm này có nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ thông tin du lịch mang tính đặc thù khu vực; kiểm soát hoạt động thông tin du lịch thuộc khu vực; Hỗ trợ phối hợp với trung tâm tích hợp dữ liệu xây dựng các sản phẩm thông tin cấp quốc gia;

- Cơ quan thông tin du lịch cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương: là trung tâm thông tin và xúc tiến du lịch của tỉnh (đối với tỉnh chưa có trung tâm thông tin du lịch thì bộ phận quản trị thông tin/ phòng Quản lý Nghiệp vụ du lịch thuộc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch đảm nhận. Trung tâm có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin phục vụ các hoạt động du lịch trên địa bàn tỉnh; quản lý, giám sát hoạt động thông tin tại các đơn vị du lịch đóng trên địa bàn tỉnh.

- Cơ quan thông tin du lịch cấp đơn vị cơ sở: là thư viện/ trung tâm thông tin/ phòng quản trị thông tin và điều hành mạng thuộc các đơn vị du lịch, cơ sở đào tạo đóng trên địa bàn tỉnh, thành phố, có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin phục vụ các hoạt động của đơn vị, cũng như cung cấp thông tin và hỗ trợ phối hợp với trung tâm thông tin và xúc tiến du lịch của tỉnh xây dựng các sản phẩm thông tin cấp tỉnh, cấp khu vực, cấp quốc gia.

Các cơ quan thông tin du lịch trên liên kết với nhau thông qua các mối liên kết (cơ chế, chính sách, quy chế hoạt động...), chúng tương tác nhau, tạo nên “tính trồi, tính nhất thể và quản lý” của hệ thống, là sự thống nhất, đồng bộ trong việc xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin, tạo nên sức mạnh tổng hợp của hoạt động thông tin du lịch trong toàn ngành, đáp ứng được nhu cầu tin của người dùng tin du lịch trong và ngoài nước.

Bước 5: Nghiên cứu mô hình, sự liên kết trong hệ thống và các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến hệ thống thông tin du lịch

Sau khi đã xác định được cấu trúc của hệ thống, bước nghiên cứu tiếp theo là nghiên cứu khả năng liên kết, phối hợp các phần tử thành hệ thống. Muốn vậy cần phải giải quyết các vấn đề:

- Xây dựng mô hình hệ thống thông tin phù hợp với bộ máy tổ chức quản lý của ngành du lịch, thể hiện được sự tương tác giữa các phân hệ và các đơn vị trong ngành du lịch khi tham gia hệ thống.

- Lựa chọn chuẩn nghiệp vụ thông tin – thư viện, phần mềm hệ thống, phần mềm chuyên dụng, phần mềm tư liệu thống nhất trong toàn ngành.

- Xây dựng cơ chế tổ chức và hoạt động của hệ thống; quy định nội dung, chế độ báo cáo, cung cấp thông tin và chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các đơn vị trong ngành du lịch.

- Nhân sự trong bộ máy điều hành và quản trị hệ thống thông tin.

- Nghiên cứu những yếu tố môi trường ảnh hưởng đến sự phát triển của hệ thống như: con người, chính sách thông tin quốc gia; đường lối, chủ trương phát triển du lịch, nhu cầu tin của người dùng tin du lịch; cơ sở hạ tầng thông tin; thành tựu khoa học, công nghệ thông tin và truyền thông...

Trên cơ sở vận dụng các kiến thức về lý thuyết hệ thống trong việc nghiên cứu tiếp cận hệ thống thông tin như trên, hệ thống thông tin du lịch tại Việt Nam trong giai đoạn hiện nay được hiểu như sau:

Hệ thống thông tin du lịch là tập hợp các cơ quan thông tin trong ngành du lịch tác động qua lại để tổ chức, quản lý và trao đổi thông tin cho nhau. Dữ liệu của hệ thống là các thông tin về du lịch được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới, được phân thành nhiều cấp từ trên xuống dưới và chuyển từ dưới lên trên, tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin du lịch phong phú đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin du lịch.

3. Kết luận

Tiếp cận xây dựng hệ thống thông tin du lịch Việt Nam dựa trên lý thuyết hệ thống là một phương pháp mang tính tất yếu của thời đại ngày nay. Tính tất yếu được thể hiện qua lý luận và thực tiễn, từ đó giúp con người có một cái nhìn tổng thể trong việc khảo sát, đánh giá, tìm ra các phương án tốt nhất phù hợp với khả năng hiện thực để xây dựng, phát triển hệ thống theo hướng hoàn thiện và đảm bảo tính tối ưu, giải quyết hài hòa quyền lợi của người xây dựng và người sử dụng hệ thống, đáp ứng được nhu cầu tin của người dùng tin du lịch một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác. Đó chính là mục tiêu hướng tới của hoạt động thông tin phục vụ du lịch tại Việt Nam góp phần thúc đẩy ngành du lịch phát triển bền vững trong thời kỳ hội nhập quốc tế.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Nguyễn Đình Hòe, Vũ Văn Hiếu. Tiếp cận hệ thống trong nghiên cứu môi trường và phát triển. - H.: Đại học Quốc gia Hà Nội, 2007.

2. Phạm Bích Thủy. System theory – an Approach model construction in Vietnam education management // Journal of Science of Hnue. - 2011. - Vol 6, No 6. - p. 73-78.

3. L.J Anthony. Handbook of Special Librarianship and information work. - London, 1982.

___________

ThS. Phan Thị Huệ

Trường Cao đẳng VHNT&DL Hạ Long

Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2013. - Số 6. - Tr. 33-37